廣州市和一信息科技有限公司
Heyi-technology
行業(yè)背景
隨著信息化建設的不斷推進，計算機技術的飛速發(fā)展，電子文檔已經成為了企業(yè)信息資產的主要載體，例如 Office 文檔、源代碼、CAD 圖紙、配方工藝、方案、競標書等。在給企業(yè)帶來便利的同時企業(yè)也遭遇了信息爆炸所帶來的壓力：經研究發(fā)現(xiàn)企業(yè)內部80%的知識和信息是以文檔的形式存在的，并且企業(yè)內部各種文檔數(shù)據(jù)每年以200%的速度增長，雜亂無序的管理不同程度的加大了電子文檔查找、再利用的難度。而與此同時有調查得出，幾乎有一半的員工承認，在離職時會帶走原公司的文檔資料，調查還發(fā)現(xiàn)，85%的職員可以輕松地下載那些具有“核心競爭力”的資料和信息。如何有效、安全的管理企業(yè)電子文檔的問題已成為企業(yè)最為關注的問題之一。
電子文檔的廣泛使用給企業(yè)帶來許多安全和管理隱患，對企業(yè)的技術管理也提出了新的挑戰(zhàn)：
電子文檔在終端存放，分散零亂，對企業(yè)信息資產安全存在較大隱患，數(shù)據(jù)維護難度大，備份工作量大，安全性低；
重要文檔、標準化資料的查找、瀏覽極不方便，在大量文檔中查找費時費力，且無法進行全文檢索，喪失了文檔的再利用的價值；
沒有良好的安全機制，無法保護企業(yè)的機密數(shù)據(jù)。在實現(xiàn)內部局域網共享以后，數(shù)據(jù)的安全顯得尤為重要。沒有完善的用戶管理、權限管理，來滿足各部門對數(shù)據(jù)共享及安全的雙重要求。
針對現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理制度化欠缺，檔案沒有信息化的建立，沒有通過有效的規(guī)劃化的整理，檔案從查找、檢索、利用等一系列企業(yè)面臨的檔案管理上的難題.
企業(yè)檔案管理方案”主要是針對沒有建立檔案規(guī)范或者是檔案工作剛起步的企業(yè)。為企業(yè)提供一下檔案管理服務：檔案制度化的建立，檔案整理、掃描、錄入，檔案庫房設施建立，檔案高效應用，到期檔案處理等。
企業(yè)獲得的價值：
★管理責任更加明確
★檔案安全更加保障
★制度執(zhí)行更加到位
★管理手段更加科學
★節(jié)省人力物力多次投資
“企業(yè)檔案管理解決方案”是以充分利用組織外部最優(yōu)秀的檔案專業(yè)化資源，從而達到降低成本!提高效率!增強自身核心競爭力的一種管理策略。
電子文檔的共享化程度低，沒有內部分享交流平臺，大多數(shù)電子文檔成了員工的“私產”，缺少了電子文檔在企業(yè)內部的流轉；同時缺乏高效的文檔協(xié)作辦公，導致員工之間無法有效對文檔進行共享和協(xié)作；
由于工作文檔經常會被不斷的修改，文檔版本繁多，難以整合和統(tǒng)一管理，使用新版本覆蓋老版本，一旦再需要恢復老版本時，已經很難找回，造成知識流失和損失。
軟件運行環(huán)境
系統(tǒng)平臺：支持Windows、Linux、Unix